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Cierre Diario de Caja

1. Nombre del Procedimiento

Cierre diario de caja, sistema POS y terminal de punto de venta bancario.

2. Objetivo

Establecer un procedimiento estandarizado para garantizar el correcto cierre y registro diario de caja, incluyendo el botón de cierre del sistema POS y el cierre del terminal bancario (punto de venta), evitando errores, omisiones o diferencias contables.

3. Alcance

Aplica a todo el personal de recepción y cajeras que manejen cobros en la clínica, así como al personal de gerencia y contabilidad que valida y consolida la información financiera diaria.

4. Responsables

Cargo Responsabilidad
Recepcionista / Cajera Ejecutar el cierre de caja completo (efectivo, POS bancario, POS del sistema).
Gerente o Coordinadora Verificar que todos los cierres se hayan hecho y firmar el formato diario.
Contabilidad Conciliar reportes del sistema, del punto de venta y de los bancos.

5. Políticas Generales

  • El cierre de caja y del punto de venta se realiza diariamente, sin excepción.

  • No se permite cerrar el turno sin presionar el botón de cierre del sistema POS.

  • El terminal bancario debe cerrarse al finalizar la jornada (imprimiendo el comprobante total).

  • Todos los reportes deben guardarse físicamente o digitalmente por fecha.

  • La clínica no abrirá el siguiente turno si hay un cierre pendiente.

  • Los cierres deben coincidir entre:

    • Sistema POS (Odoo u otro)

    • Cierre del punto bancario

    • Conteo físico de efectivo

    • Reporte de transferencias y Zelle

6. Procedimiento Detallado

🟢 6.1 Preparación antes del cierre

  1. Verificar que todas las facturas o tickets estén cobrados o anulados correctamente.

  2. Confirmar que los pagos del día estén registrados en el sistema y validados por las personas autorizadas.

  3. Organizar los comprobantes por método de pago (efectivo, punto, pago móvil, Cashea, Zelle, etc.).

  4. Revisar los abonos, devoluciones y vueltos del día.

💵 6.2 Cierre físico de caja (efectivo y divisas)

  1. Contar el efectivo recibido (Bs y $) y compararlo con el total del sistema.

  2. Separar billetes por denominación y colocar en sobres identificados con:

    • Fecha

    • Nombre del usuario

    • Monto total

    • Observaciones (si hubo diferencia)

  3. Firmar el sobre y entregarlo a la gerente o encargada.

💳 6.3 Cierre del Punto de Venta Bancario

  1. En el terminal del banco (punto de venta físico):

    • Presionar la opción “Cierre” o “Liquidación del día”.

    • Esperar que imprima el comprobante total del día.

    • Revisar que el total coincida con los vouchers del día.

  2. Escribir en el comprobante de cierre:

    • Fecha

    • Nombre de la recepcionista

    • “Cierre ejecutado” ✔️

  3. Grapar ese comprobante a los vouchers individuales y archivarlos en la carpeta “Cierres POS Bancario – [mes]”.

  4. Si el punto de venta no imprime o da error, notificarlo inmediatamente a la gerente y registrar la incidencia.

🖥️ 6.4 Cierre en el Sistema POS (Odoo u otro software)

  1. Entrar al módulo de Caja / Punto de Venta.

  2. Verificar que todos los pagos del día estén conciliados.

  3. Revisar totales por método de pago:

    • Efectivo

    • Tarjeta (según punto bancario)

    • Pago móvil / Transferencia

    • Cashea / Zelle

  4. Confirmar que los montos coincidan con el conteo físico y el cierre del punto bancario.

  5. Presionar el botón 🟢 “Cerrar Caja” en el sistema.

  6. Esperar el mensaje de confirmación y guardar o imprimir el reporte diario.

  7. Guardar copia digital (PDF o foto) en la carpeta “Cierres de Sistema POS – [mes]”.

⚠️ Advertencia: Si no se presiona el botón de cierre, los ingresos se mezclarán con el día siguiente y el sistema mostrará errores en los reportes financieros.

📋 6.5 Entrega y validación

  1. Entregar a la gerente o coordinadora:

    • Sobre con efectivo y divisas.

    • Comprobante de cierre del punto bancario.

    • Reporte del cierre de sistema POS.

    • Copia de comprobantes de pago móvil, Cashea o Zelle.

  2. La gerente validará que todos los cierres coincidan y firmará el Formato de Validación de Cierre Diario.

  3. Contabilidad consolida la información y guarda respaldo digital.

7. Controles y Registros

Control Responsable Frecuencia
Botón de cierre POS (software) Recepcionista Diario
Cierre del punto bancario Recepcionista Diario
Revisión de cierres por gerente Gerente Diario
Conciliación contable Contabilidad Semanal

8. Formatos Asociados

  • 📋 Formato de Validación de Cierre Diario (Sistema + Punto Bancario)

  • 🧾 Bitácora de Cierres Pendientes o Fallidos

  • 💼 Planilla de Cierre Diario de Caja (con columnas por método y firma doble)

9. Ejemplo Práctico

Fecha Recepcionista Total POS (Sistema) Total POS Bancario Total Efectivo Estado del Cierre Validado por
14/10/2025 Jennifer $480 $480 $120 ✅ Cerrado completo Naiyarleen
13/10/2025 Maikelys $510 — $200 ❌ No cerró punto bancario Angélica
12/10/2025 Lilicar $560 $560 $80 ✅ Cerrado completo Gilmar

10. Acciones Correctivas

  • Si se olvida cerrar el punto bancario o el sistema:

    • Reportar inmediatamente a gerencia.

    • Realizar el cierre al día siguiente bajo supervisión.

    • Anotar en la bitácora y firmar el error.

  • Reincidencia más de 2 veces en el mes → amonestación formal.

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