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Control y Autorización de Gastos

1. Nombre del Procedimiento

Autorización, registro y control de gastos operativos, materiales odontológicos y mantenimiento.

2. Objetivo

Establecer los lineamientos para el uso responsable del presupuesto operativo mensual asignado a cada clínica, regulando las compras, créditos, reparaciones y desembolsos, bajo la supervisión del área financiera y operativa del holding.

3. Alcance

Aplica a todas las clínicas del grupo y al personal involucrado en la gestión de gastos y compras operativas, incluyendo gerentes, dirección operativa y departamento financiero.

4. Responsables

Cargo Función
Gerente de Clínica Administrar el presupuesto mensual asignado, ejecutar gastos menores, registrar compras, solicitar créditos odontológicos y notificar a finanzas.
Departamento Financiero Autorizar pagos, controlar presupuestos, recibir soportes y registrar contablemente los egresos.
Dirección Operativa Autorizar reparaciones o gastos mayores, supervisar ejecución presupuestaria y evaluar solicitudes extraordinarias.

5. Clasificación de Gastos

Tipo de Gasto Descripción Límite o Condición
🧽 Gastos Operativos Menores Productos de limpieza, papelería, insumos administrativos, refrigerios, transporte local. Hasta el monto mensual asignado (presupuesto fijo).
🦷 Materiales Odontológicos Insumos clínicos, materiales dentales, instrumental, productos de laboratorio. Compras a crédito autorizadas con la línea de crédito del proveedor dental.
🛠️ Mantenimiento o Reparaciones Menores Reparaciones pequeñas de sillas, aires acondicionados, electricidad, fontanería. Hasta un monto máximo definido (ej. $100) con notificación a finanzas.
⚙️ Gastos Mayores o Extraordinarios Reparaciones grandes, equipos, remodelaciones, compras fuera del presupuesto. Deben ser aprobados por Dirección Operativa antes del gasto.

6. Procedimiento Detallado

🟩 6.1 Presupuesto Operativo Mensual

  1. Cada clínica dispone de un presupuesto mensual asignado por el área financiera.

  2. La gerente es responsable de planificar y administrar ese monto durante el mes.

  3. Al finalizar el mes, debe enviar el reporte de gastos operativos con facturas y soportes.

🦷 6.2 Compras de Materiales Odontológicos (a crédito)

  1. La clínica posee una línea de crédito con el proveedor dental.

  2. La gerente puede realizar pedidos directos a crédito, siempre que:

    • El material sea necesario para el funcionamiento o atención clínica.

    • Se mantenga dentro del límite del crédito asignado.

  3. Debe notificar la compra al área financiera adjuntando:

    • Orden de compra.

    • Lista de materiales solicitados.

    • Factura o nota de entrega.

  4. Finanzas registrará la deuda en cuentas por pagar.

🧽 6.3 Gastos Operativos Menores

  1. Los gastos menores (limpieza, papelería, refrigerio, etc.) pueden ser aprobados directamente por la gerente.

  2. Deben ser pagados con el fondo de caja chica o presupuesto asignado.

  3. Se debe conservar el soporte (factura o comprobante) y registrar en el formato de gastos operativos.

  4. Cada gasto debe estar justificado y tener fecha, monto, concepto y firma de la gerente.

  5. Al cierre de mes, se envía el reporte consolidado a finanzas con todos los soportes.

🛠️ 6.4 Reparaciones o Mantenimientos

  1. Si el gasto es menor (por ejemplo, mantenimiento básico o reparación sencilla):

    • La gerente puede aprobarlo directamente.

    • Debe notificarlo a finanzas con orden de pago y factura o presupuesto.

    • Finanzas realizará el pago al proveedor o reembolso según corresponda.

  2. Si el gasto es mayor (por ejemplo, reparación de equipo, instalación, remodelación):

    • La gerente no puede aprobarlo directamente.

    • Debe enviar la solicitud al Departamento Operativo con descripción, presupuesto y motivo.

    • El área operativa revisa y aprueba antes de ejecutar el gasto.

    • Una vez aprobado, finanzas procede con el pago o asignación de fondos.

💳 6.5 Pagos y Reembolsos

  1. Todo gasto debe tener soporte físico o digital (factura legal, comprobante de pago o nota).

  2. Si el gasto fue cubierto con dinero personal de la gerente, debe solicitar reembolso mediante orden de pago.

  3. Finanzas validará y procesará el pago o reembolso dentro de los plazos establecidos.

7. Documentos y Formatos Asociados

  • 🧾 Formato de Control de Gastos Operativos (diario y mensual)

  • 📦 Orden de Compra a Crédito (Proveedor Dental)

  • 🧮 Orden de Pago / Reembolso

  • 📋 Reporte Mensual de Gastos (con clasificación y soportes)

8. Comunicación y Flujo de Aprobaciones


GERENTE DE CLÍNICA │ ├── Gastos Menores → Ejecuta y notifica a Finanzas. │ ├── Materiales Odontológicos → Solicita a crédito y notifica a Finanzas. │ ├── Reparaciones Menores → Aprueba y envía Orden de Pago a Finanzas. │ └── Gastos Mayores → Informa al Área Operativa → Espera Aprobación → Luego Finanzas paga.

9. Políticas Clave

  • Ningún gasto puede realizarse sin soporte fiscal o justificativo.

  • Los créditos odontológicos deben mantenerse al día y sin sobrepasar el límite aprobado.

  • Los gastos mayores deben tener autorización escrita del operativo.

  • Finanzas puede solicitar devoluciones si un gasto no cumple con los criterios aprobados.

  • El mal uso del presupuesto o la omisión de notificaciones será considerado una falta grave.

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