Recepción de Pagos con Cashea

1. Nombre del procedimiento

Recepción, verificación, registro y control de pagos con Cashea como método de pago para tratamientos odontológicos.

2. Objetivo

Establecer un proceso estandarizado que garantice que los pagos realizados por pacientes mediante Cashea se reciban, verifiquen, registren y concilien correctamente, minimizando errores, fraudes o pérdidas.

3. Alcance

Este procedimiento aplica para todas las transacciones en las que el paciente decida pagar parcial o totalmente mediante Cashea (ya sea pago inicial, cuotas u otra modalidad), ejecutadas por la recepcionista en la clínica.

4. Responsables

5. Políticas Generales / Consideraciones de Cashea

Antes de detallar los pasos, estas son algunas reglas que debes saber y respetar:

• Cashea funciona mediante pago inicial + cuotas (para servicios o productos) Cashea+1

• Los pagos hacia Cashea se hacen mediante transferencia, pago móvil o depósito, en bolívares. Cashea exige que los pagos se reporten con detalles como fecha, monto, referencia, banco. Cashea+1

• El comercio aliado (la clínica) debe emitir el comprobante o factura por la parte que recibe (inicial) al momento del pago. Cashea+1

• Cashea asume el riesgo en caso de impago de cuotas, lo que implica que el aliado (la clínica) recibirá el pago de esas cuotas independientemente del comportamiento del cliente Cashea

• En el contrato con Cashea se acuerdan comisiones, plazos de liquidación, responsabilidades de reporte y monitoreo Cashea+1

Estas políticas deben incorporarse en tu manual interno para que tu equipo las conozca y cumpla.

6. Procedimiento Paso a Paso

Este procedimiento explica cómo proceder con un paciente que decide pagar total o parcialmente con Cashea:

6.1 Verificación previa con el paciente

1. Informar al paciente las condiciones del pago con Cashea (cuotas, plazos, comisiones que aplica la plataforma).

2. Confirmar que el paciente está registrado en Cashea y que su método de pago (cuotas) está activo.

3. Verificar en la app de Cashea (o en el sistema que uses) la autorización del pago o la certificación de la cuota que debe pagar.

6.2 Registro del pago inicial o cuota

1. Ingresar en el sistema POS o de facturación el monto correspondiente al pago con Cashea (inicial o cuota).

2. Seleccionar “Método de pago: Cashea”.

3. Indicar el monto exacto que el paciente está pagando en ese momento.

4. Si hay un resto del tratamiento que el paciente pagará por otros medios (efectivo, tarjeta, etc.), proceder como se haría normalmente para esos métodos.

5. Emitir recibo/factura por la parte que ha pagado ahora.

6.3 Recepción del comprobante / reporte del pago

1. Solicitar al paciente el comprobante del pago realizado a Cashea (pantalla de confirmación, captura, comprobante bancario).

2. Anexar ese comprobante (digital o impreso) a la documentación interna del servicio prestado.

3. Registrar en un formulario interno (físico o digital) los siguientes datos:

   • Fecha y hora

   • Nombre del paciente

   • Monto total del tratamiento

   • Monto pagado vía Cashea

   • Cuota actual (si aplica)

   • Método de pago de Cashea (transferencia, pago móvil, depósito)

   • Banco de origen

   • Referencia o número de operación

   • Saldo pendiente si lo hay

   • Nombre y firma de la recepcionista

4. En el sistema contable o módulo de ingresos, marcar esa transacción como “Cashea” para futura conciliación.

6.4 Liquidación y conciliación

1. Recibir de Cashea (o vía informe) el reporte de pagos efectuados por cuotas en fechas posteriores.

2. Verificar que los pagos reportados coincidan con los formularios internos establecidos.

3. Realizar ajustes contables si hay diferencias autorizadas (con respaldo).

4. Informar a gerencia de ingresos y pagos Cashea semanales o mensuales.

6.5 Devoluciones, anulaciones o correcciones (si aplica)

1. Si por alguna razón hay que devolver un pago hecho con Cashea (error del paciente, duplicado, cancelación), la devolución debe ser autorizada por gerencia.

2. Registrar la devolución en el sistema con “motivo” y el método para devolver (si en efectivo o compensación con futuras cuotas).

3. Notificar a Cashea (según el contrato) sobre la devolución o ajuste para que lo reflejen en sus registros.

4. Anexar respaldo de la autorización.

7. Controles Internos y Seguridad

• Todas las operaciones de Cashea deben coincidir entre el sistema POS, el formulario interno y los reportes de Cashea.

• La recepcionista no debe modificar montos sin autorización.

• Las conciliaciones deben hacerse al menos semanalmente.

• Las diferencias deben documentarse con respaldos (comprobante del paciente, registro interno).

• En auditorías internas, cada operación Cashea debe vincularse al servicio prestado y tener respaldo físico/digital.

8. Formatos y anexos sugeridos

• Formulario de Registro de Pago Cashea (fecha, paciente, monto, referencia, cuotas, saldo).

• Módulo o campo en POS para “Pago Cashea”.

• Plantilla de conciliación Cashea (reporte Cashea vs ingresos registrados).

• Bitácora de incidencias Cashea (errores, devoluciones, diferencias).