3.1 - Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio Dental

Objetivo

• Establecer el procedimiento para registrar y aprobar cambios de precio en servicios de laboratorio dental.

• Asegurar que toda modificación esté justificada mediante un formulario oficial antes de registrarse en el sistema.

• Mantener trazabilidad entre el paciente, el laboratorio, la orden de compra y la factura ajustada.

📍 Dónde revisar la información

🪜 Pasos del Proceso – Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio

🧾 Recepción del formulario

• La gerente completa el formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio”.

• El formulario debe incluir:

  • Nombre del paciente

  • Nombre del laboratorio

  • Código o número de tratamiento

  • Motivo del ajuste (extra, descuento, error, paso no realizado, etc.)

  • Monto del cambio (positivo o negativo)

  • Evidencia o comentario adicional

🔍 Verificación de la solicitud

• Revisar la solicitud recibida en el panel de respuestas del formulario.

• Confirmar que toda la información esté completa y coherente.

• Ingresar a Dentalink para validar:

  • Que el servicio esté cargado correctamente.

  • Que el pago original exista y esté vinculado al tratamiento correcto.

• Si algo no coincide, devolver la solicitud a la gerente para corrección.

💻 Registro en el sistema contable

• Ingresar a Odoo / Zoho Books.

• Localizar la factura original del laboratorio.

• Registrar el ajuste según corresponda:

  • Si es un monto adicional o recargo, crear una nota de débito.

  • Si es un descuento o rebaja, crear una nota de crédito.

• En el campo de notas o descripción, indicar claramente el motivo del ajuste (ejemplo: “Descuento por prueba de cera no realizada”).

📂 Archivo y control

• Exportar la respuesta del formulario en PDF o captura.

• Guardar junto a los documentos del caso en la carpeta:
  Drive → Ajustes de Laboratorio → Año-Mes / Laboratorio / Paciente

• Adjuntar:

  • Formulario o solicitud

  • Nota de crédito o débito

  • Factura original

  • Evidencias del motivo (si aplica)

💡 Notas rápidas

• No se realiza ningún ajuste sin solicitud oficial por formulario.

• Los cambios deben estar validados y aprobados antes de generar el documento contable.

• Todos los ajustes deben estar vinculados a la factura original.

• El motivo del cambio debe ser visible en el sistema y en el respaldo archivado.

⚠️ Errores o discrepancias comunes